ECM da Lyo Solutions

A Lyo Solutions oferece uma plataforma completa para quem busca formas de fazer o controle digital de documentos, com funções colaborativas de gestão e edição com total segurança de dados.

A Lyo Solutions conta com software para ECM (Enterprise Content Management), que não oferece apenas a capacidade de organizar documentos, mas atende a toda uma gama de requisitos corporativos e coloca sua empresa em um patamar mais alto em questão de segurança e confiabilidade para o mercado.

Por que investir no software de gestão de documentos e conteúdos empresariais?

Já parou para pensar no quão complexo pode ser fazer o controle completo de documentos, e que há uma forma facilitada de gerir a papelada via ambiente digital? O ECM da Lyo Solutions pode ser considerado uma evolução do GED (antigo software de gestão) e é uma ótima solução para a questão.

Com relação ao atendimento a hospitais e escolas que demandam ECM, existem leis que regem como é preciso lidar com documentos digitais desses tipos de instituições.

A certificação digital, assim como arquivamento de laudos hospitalares, passou a ser um serviço fundamental, de forma que surgiram leis para regularizar o processo.

A exemplo disso, portaria nº 315, de 04 de abril de 2018:

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final (…) deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de 24 (vinte e quatro) meses (…)”.

Além disso, em 2019, foram aprovadas novas medidas de Liberdade Econômica, em que a Lei nº 12.682/92 recebeu novo texto, trazendo luz e novas formas de gestão para documentos eletrônicos, fazendo com que tenham a mesma validade do original, contanto que apresentem assinatura com ICP Brasil.

“§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

§ 4º Os documentos digitalizados nos termos do disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos do disposto na Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e regulamentação posterior.

Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.”

O ECM da Lyo é uma plataforma que permite diversas ações visando ao gerenciamento e controle de documentos, de forma totalmente colaborativa, que pode ser adquirida no modelo CAPEX ou OPEX.

Gerenciamento e certificação digital de documentos da Lyo Solutions: o que é?

A plataforma foi desenvolvida para otimizar e tornar mais fácil o trabalho da equipe que lida com documentos que precisam ser armazenados pela empresa, bem como gerenciar seu ciclo de vida, fluxo de trabalho e permitir ainda que os documentos recebam um carimbo de certificação digital no padrão ICP Brasil.

Trata-se de uma solução ideal para hospitais, escolas, universidades, clínicas, laboratórios, escritórios de advocacia, escritórios de engenharia, imobiliárias, cartórios, contabilidades, departamentos de compras, auditoria e RH de grandes empresas, entre outras empresas que necessitam gerenciar grandes volumes de documentos.

O que faz pela sua empresa

O ECM da Lyo Solutions é um software colaborativo e de múltiplas funções. Ele vem com diversas integrações úteis e pode ser personalizado para atender diferentes demandas e necessidades específicas da empresa.

As soluções do ECM da Lyo o tornam de grande valia para empresas de pequeno, médio e grande portes, corroborando para o crescimento das organizações e sendo adaptável a diferentes usos.

Sua grande vantagem é eliminar a necessidade de impressão de documentos, tornando-os editáveis, além de ter instalação local ou via SaaS. O software conta com diversas ferramentas para gerenciamento de documentos, aberto a colaboradores que queiram editar e personalizar.

Vantagens de implementar um ECM

Confira as principais vantagens de utilização de um ECM:

Maior produtividade

Lidar com uma grande quantidade de informações, divididas pelos diversos setores da empresa, pode gerar desorganização e, consequentemente, desgaste. Basta imaginar quanto tempo se perde na busca de arquivos, que poderiam ser mais bem geridos de forma digital.
Nesse sentido, a plataforma da Lyo Solutions ajuda a reduzir o processamento de informações físicas por meio de documentos digitais. Dessa forma, gestores e colaboradores conseguem fazer o workflow de forma personalizada para diminuir gargalos.

Maior segurança de dados

O acesso ao que está contido no software da Lyo é de exclusividade dos gestores e colaboradores, garantindo que os dados não fiquem suscetíveis a pessoas não autorizadas. Isso garante maior segurança dos dados.

Maior assertividade na tomada de decisões

Na hora da tomada de decisões, quanto mais informações disponíveis, e maior rapidez no acesso a esses dados, melhor. A Lyo, dessa forma, também ajuda sua empresa nisso. A plataforma foi totalmente pensada visando à praticidade e à otimização do trabalho, garantindo que se possa encontrar informações e arquivos em menor tempo. Assim, os gestores conseguem evitar más decisões e, consequentemente, perda de dinheiro.

Funcionalidades Lyo Solutions ECM

Gestão documental

A plataforma de gestão de documentos da Lyo é um sistema de ECM voltado para o gerenciamento de arquivos, envolvendo toda a parte de organização, controle e edição de conteúdos, além de manter todos os registros em conformidade.
Os serviços flexíveis de TI, bancos de dados e armazenamento desenvolvidos pela Lyo fazem desta plataforma uma solução ideal para diversos segmentos (e tamanhos) de empresas.

Gestão de imagens

O sistema da Lyo Solutions combina a possibilidade de gerar imagens de documentos com uma função que oferece edição do arquivo enviado para o sistema. Dessa maneira, é possível categorizar informações de acordo com a forma como os documentos devem estar organizados dentro do sistema.

Gestão de ativos digitais

A gestão de ativos digitais permite o controle dos documentos que são armazenados, assim como o registro de todas as atividades realizadas com esses arquivos. É necessário ver quem os gerou, e ter a possibilidade de manter versões registradas para que possam ser usadas como comparativo futuramente.

Workflow

Por meio da plataforma de gestão da Lyo, é possível fazer a automação do fluxo de trabalho, com funções exclusivas que vão muito além de recursos já tradicionalmente encontrados em softwares de gerenciamento de documentos.

Colaboração

Como um sistema pensado para interação colaborativa, a plataforma da Lyo tem flexibilidade suficiente para que seja acessada por gestores e colaboradores de diferentes aparelhos móveis e localizações. Esse é um dos principais benefícios de trabalhar com gestão de documentos via software que atenda aos propósitos da empresa.

Gestão de registros eletrônicos

Na plataforma, é possível fazer a gestão de registro eletrônicos, ou seja, localizar documentos imediatamente; saber quando o documento foi inserido no sistema; ter acesso a dados de quem acessou as informações e quando; realizar comentários no arquivo; e enviar documentos para fiscalização e auditorias.

Gestão de conteúdos web

É papel da gestão de conteúdos web lidar com as pautas que ajudam na diferenciação da empresa, atuando em frentes de trabalho, como busca de informações; revisão de textos produzidos; desenvolvimento de textos com layout específico; distribuição desses conteúdos, treinamentos para a equipe e cliente. A organização de todos esses documentos pode ser feita por meio da plataforma da Lyo Solutions.

Arquivamento de mensagens críticas (e-mails)

Se o pessoal da empresa já teve problemas, seja perdendo e-mails, seja misturando mensagens referentes a negócios da empresa com assuntos pessoais, a Lyo Solutions auxilia na organização da bagunça. O sistema permite o arquivamento de e-mails realmente importantes, assim como outras informações.

A plataforma ajuda a destacar dados importantes de mensagens antigas para ajudar na tomada de decisão, como, por exemplo, quando é o melhor momento para entrar em contato com um cliente.

Conheça a plataforma de gestão de documentos de Lyo Solutions

A Lyo Solutions conta com uma solução completa no segmento de gestão e controle de documentos, oferecendo, além do gerenciamento de arquivos, o suporte à certificação digital ICP Brasil, garantindo, assim, que o documento tenha pleno valor jurídico.
Além disso, a Lyo também trabalha de forma personalizada, buscando atender cada cliente de forma única para traçar o perfil do negócio e quais são as principais demandas e necessidades no momento.

Seja para pequena, média ou grande empresa, a plataforma de gestão de documentos e conteúdos empresariais da Lyo Solutions é a ferramenta de tecnologia ideal para atender a diversas demandas.

Entre em contato para saber como contratar os serviços da Lyo Solutions (seja via instalação local ou SaaS) e veja como pode ser descomplicado organizar documentos e conteúdos de sua empresa com essas soluções tecnológicas.

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