Sistemas de ERP: El Manual Definitivo

Entienda la utilidad de la planificación de recursos corporativos, conozca sus beneficios y aprenda a elegir el más adecuado para su negocio.

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    ¿Qué es ERP?

    ERP es un sistema de planificación de recursos corporativos (en inglés Enterprise Resource Planning) que es responsable de almacenar los datos, interconectar departamentos y procedimientos de una empresa. Los sistemas de ERP se organizan de forma modular (por ejemplo, módulo financiero, módulo de inventario, módulo de ventas, etc.) para absorber y transmitir las más diversas informaciones que se producen dentro de un entorno corporativo.

    Con él, es posible que una empresa reúna en un mismo software sus datos contables, su hoja de inventario, cuentas a cobrar y pagar, pedidos comerciales, contratos y todas las demás informaciones que los variados sectores producen y necesitan consultar en todo momento.

    Con el avance de la tecnología y la disponibilidad de recursos de información, los sistemas ERP dejaron de ser una opción de gestión de grandes corporaciones, y hoy están disponibles para negocios de todos los tamaños. Con una oferta alta y variada, hay que observar bien las opciones disponibles para garantizar que la solución elegida traiga el retorno esperado en organización y productividad.

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    ¿Para qué sirve un sistema de ERP?

    Un sistema de ERP tiene muchas funciones, pero es posible decir que sus principales objetivos son la reducción de costos, la disminución del tiempo en la búsqueda de informaciones del día a día corporativo, agilidad en la ejecución de procesos internos, la ayuda en la toma de decisiones las decisiones y la prevención del retrabajo.

    Un buen ERP registrará información de los clientes, de los proveedores y empleados, productos, pedidos de venta y compra, cuentas por cobrar y de pago, flujo de caja, es decir, datos comunes a cualquier negocio, y podrá tener campos específicos para determinados negocios como la lista de producción de un patio de fábrica, dependiendo del nivel de personalización del sistema contratado.

    Es a través de una base de datos alimentada correctamente en un entorno ERP que es posible hacer el análisis de los productos más vendidos, de los insumos más comprados, el mayor y / o más rentable cliente, en qué períodos del año se vende más, cuál el margen de beneficio de los negocios, etc.

    Es posible resolver diversos problemas que atormentan lo cotidiano de un negocio con dificultades de organización, como cuentas que acaban quedando atrasadas por el olvido de fechas, generando costos adicionales de multa e intereses; falta de insumos necesarios para las soluciones y productos comercializados por la empresa, lo que acarrea el retraso en los plazos de entrega y, por consiguiente, la insatisfacción de los clientes; la acumulación de información en varias hojas en papel o Excel, lo que genera confusión, datos incorrectos y retrabajo. Dependiendo del modelo del negocio de la actividad, es claro que varios pueden ser los problemas generados por la falta de sistematización de los datos, pero la elección de un ERP adecuado es la solución para concentrar esas respuestas en un solo centro de información.

    ¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema ERP?

    Al contratar un ERP compatible con su modelo de negocio, una empresa pasará a observar mejoras en todos los sectores y resultados nítidos de reducción de costos y tiempo. Al analizar el flujo de caja generado por la alimentación correcta de los módulos de venta y de compras, será posible observar los períodos de oscilación y diseñar estrategias basadas en datos a largo plazo.
    Cuando aún depende de bloquitos y fichas de registro manuales, es común que la planificación se haga sobre la base de un horizonte de pocas semanas o meses, resultando opciones que son ineficaces cuando se aplican por grandes períodos. Al utilizar un sistema ERP, la toma de decisiones se basará en la observación de los movimientos por los espacios de tiempo en que se desea aplicar el plan (por ejemplo, bimestre, semestre, año, etc.).

    La ganancia en control y estandarización de procesos es enorme, porque los datos se generan en un orden lógico. Si se toma como ejemplo una empresa de mantenimiento de equipos, es posible observar el movimiento de las informaciones a partir del momento en que el cliente es registrado por el operador, con todos sus datos fiscales, así como los datos del equipo traído para el análisis en laboratorio . El equipo técnico añadirá un presupuesto a la orden de servicio abierta, y que después de aprobada generará un movimiento en el plan de cuentas por cobrar. En este caso, desde que el cliente fue registrado, sus informaciones fueron insertadas y manejadas por diferentes sectores, pero siempre siguiendo un patrón que es posibilitado por la concentración de todo en un mismo software.

    Es estadísticamente, es posible constatar ganancias increíbles como:
    -Aumento de Productividad (26%);
    -Reducción de personal (27%);
    -Aumento de Ingresos (11%);
    -Mejora en la logística (9%);
    -Gestión de caja (11%);
    -Reducción de Costos con Tecnología de la Información (14%);
    -Agilización del Cierre Financiero (19%).

    * Datos recogidos en la obra de Colangelo Filho

    Son beneficios increíbles cuando se tiene en cuenta la amplia competencia del mercado y la búsqueda de los clientes por proveedores desburocratizados y con estándares de organización elevados.

    Dependiendo de la solución de ERP adoptada, es posible reunir toda esta información en un ambiente de nube, gracias a la tecnología de cloud computing. De esta forma, no es necesario ni siquiera que la empresa posea un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) complejo con variados servidores e insumos tecnológicos, que demandan tiempo e inversión. Al implementar un sistema de ERP que trabaja en nube, todos los datos se asignarán en servidores bajo responsabilidad del proveedor contratado, en un verdadero outsourcing de tecnología de la información. Es decir, incluso el tipo de ERP elegido influye en los tipos de beneficios que proporciona.

    ¿Cómo elegir un ERP adecuado?

    A la hora de elegir un sistema de ERP, es necesario conocer bien el negocio, sus demandas de gestión y definir cuáles son sus prioridades. El más indicado es reunirse con los gerentes de cada sector para escuchar cuáles son las mayores necesidades de cada parte de la empresa.

    Como están disponibles para todos los tipos de negocio, desde las microempresas hasta las mayores corporaciones, atendiendo a todos los sectores del mercado, hay que analizar bien las opciones y funcionalidades que cada proveedor tendrá a disposición para implementar.

    También es muy importante analizar la atención de soporte y postventa de los responsables de la implantación del ERP. Como la tecnología avanza rápidamente, el software necesita estar actualizado para trabajar con los dispositivos más modernos, corregir eventuales errores y adaptarse a las nuevas realidades y / o legislaciones.

    Los sistemas de ERP deben satisfacer las demandas de información de todos los procesos que ocurren en una operación, a fin de que los datos sean los más próximos a la realidad posible. A la hora de implementar la solución, también hay que considerar si se instalarán en servidores físicos en el establecimiento, o si la opción será por un ERP basado en nube, lo que generalmente significa costo y riesgo menores.

    Ciertamente el precio es un factor importante, pero hay que tener cuidado de no perder la inversión con una opción equivocada.

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    ¿Cuáles son los maleficios de elegir un ERP inapropiado?

    Elegir una solución ERP inadecuada puede significar un retraso en la organización de un negocio, además del retrabajo y recursos que serán perdidos. Si por algún motivo, sea por la poca cobertura de los más variados sectores de la empresa, sea por la tecnología anticuada, un sistema de ERP es escogido equivocadamente, algunos resultados serán fácilmente notados.

    La elección de un sistema ERP incorrecto puede ocasionar un perjuicio de cientos de miles de reales para micro y pequeñas empresas, superar los 6 dígitos en las medianas empresas, e incluso perjuicios millonarios en grandes corporaciones. Contar con una consultoría especializada como la de Lyo a la hora de la adquisición de un software ERP es fundamental para evitar este problema, ya que el portafolio de soluciones es enorme y la indicación siempre sucede para el modelo perfecto para el cliente.

    La implantación suele ser un período de inestabilidad en la operación, ya que muchos procedimientos necesitan ser interrumpidos y el equipo necesita ser entrenado para trabajar con un sistema totalmente nuevo. Pasar con frecuencia por esta situación puede afectar el buen funcionamiento de la compañía.
    Lo ideal es planear no sólo la atención de las demandas momentáneas, sino también vislumbrar un futuro a medio y largo plazo, y proyectar que el sistema de ERP sea capaz de comprender las próximas necesidades o, como mínimo, estar apto para adaptarse posteriormente al nuevo el escenario.

    ¿Por qué sustituir un sistema de ERP ya implementado?

    En el universo tecnológico, muchos son los motivos que hacen que ciertas prácticas caigan en desuso y, con ello, dejen de ser utilizadas también las herramientas que cumplían las funciones. Hablando en sistemas ERP, eso no es diferente.

    Si el proveedor ha dejado de ofrecer un soporte adecuado para el funcionamiento de la solución, existe un punto de inseguridad que merece cierta atención. Pero lo peor es cuando el software no evoluciona, y deja de ser compatible con normas fiscales, como la emisión de billetes fiscales electrónicos, o no funciona con la tecnología de cloud computing, que percibe una migración enorme de usuarios con soluciones físicas.

    Cuando se observan estas situaciones, es necesario considerar la sustitución del sistema de ERP ya implantado. La transición debe hacerse de la forma más tranquila posible, ya que el proceso por sí solo ya causa ciertos impactos. Sin embargo, ningún impacto puede ser mayor que el de sucumbir con tecnologías contables, fiscales y de operación superadas.

    ¿Cómo puede ayudar a Lyo?

    Lyo está a disposición para ayudar a elegir la opción más adecuada. Nuestro equipo está altamente capacitado para identificar las particularidades de cada negocio y garantizar que las más variadas necesidades sean atendidas por un sistema de ERP moderno, adecuado y funcional.

    Con más de 10 años de mercado, priorizamos la atención a nuestros clientes con las opciones de mejor costo-beneficio y menor plazo de implantación, sin importar el tipo de tecnología elegida.

    Somos representantes oficiales de los principales proveedores de sistemas de ERP del mercado. Con la tecnología RAD, el desarrollo rápido de aplicaciones (en inglés Rapid Application Development), permitimos que nuestros socios tengan acceso a las soluciones adquiridas a corto plazo, evitando los comunes trastornos causados por la implantación de una nueva metodología de gestión empresarial.

    Facilitamos la movilidad de sistemas ya implantados para opciones más modernas, incluso del funcionamiento físico para softwares que operan en cloud computing.

    Independientemente del sector de actividad, de la demanda y del plazo de implantación disponibles, Lyo está apto para ofrecer la opción de sistema de ERP más moderna, funcional y adaptada al negocio.

    ¿O qué necesita tu negocio?