Sistemas de ERP

Entenda a utilidade do planejamento de recurso corporativo, conheça seus benefícios e aprenda a escolher o mais adequado para seu negócio

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  • O que é ERP?

    ERP é um sistema de Planejamento de Recurso Corporativo (em inglês Enterprise Resource Planning) que é responsável por armazenar os dados, interligar departamentos e procedimentos de uma empresa. Os sistemas de ERP são organizados de forma modular (ex: módulo Financeiro, módulo Estoque, módulo Vendas etc) para absorver e transmitir as mais diversas informações que são produzidas dentro de um ambiente corporativo.

    Com ele, é possível que uma empresa reúna em um mesmo software seus dados contábeis, sua planilha de estoque, contas a receber e a pagar, pedidos comerciais, contratos e todas as demais informações que os variados setores produzem e precisam consultar a todo instante.

    Com o avanço da tecnologia e a disponibilidade de recursos de informação, os sistemas de ERP deixaram de ser uma opção de gestão de grandes corporações, e hoje estão disponíveis para negócios de todos os portes. Com uma oferta alta e variada, é preciso observar bem as opções disponíveis para garantir que a solução escolhida traga o retorno esperado em organização e produtividade.

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    Para que serve um sistema de ERP?

    Um sistema de ERP tem muitas funções, mas é possível dizer que seus principais objetivos sejam a redução de custos, a diminuição do tempo na busca de informações do dia-a-dia corporativo, agilidade na execução de processos internos, o auxílio na tomada de decisões e a prevenção do retrabalho.

    Um bom ERP registrará informações dos clientes, dos fornecedores e funcionários, produtos, pedidos de venda e compra, contas a receber e a pagar, fluxo de caixa, ou seja, dados comuns a qualquer negócio, e poderá ainda ter campos específicos para determinados negócios, como a listagem de produção de um pátio de fábrica, a depender do nível de customização do sistema contratado.

    É através de um banco de dados alimentado corretamente em um ambiente ERP que é possível fazer a análise dos produtos mais vendidos, dos insumos mais comprados, o maior e/ou mais rentável cliente, em quais períodos do ano se vende mais, qual a margem de lucro dos negócios etc.

    É possível resolver diversos problemas que atormentam o cotidiano de um negócio com dificuldades de organização, como contas que acabam ficando atrasadas pelo esquecimento de datas, gerando custos adicionais de multa e juros; falta de insumos necessários às soluções e produtos comercializados pela empresa, o que acarreta o atraso nos prazos de entrega e, por consequência, a insatisfação dos clientes; o acúmulo de informações em variadas planilhas em papel ou Excel, o que gera confusão, dados incorretos e retrabalho. A depender do modelo do negócio da atividade, é claro que diversos podem ser os problemas gerados pela falta de sistematização dos dados, mas a escolha de um ERP adequado é a solução para concentrar essas respostas em um só centro de informações.

    Quais são os benefícios de usar um sistema de ERP?

    Ao contratar um ERP compatível com seu modelo de negócio, uma empresa passará a observar melhorias em todos os setores e resultados nítidos de redução de custos e tempo.

    Ao analisar o fluxo de caixa gerado pela alimentação correta dos módulos de Venda e de Compras, será possível observar os períodos de oscilação e projetar estratégias baseadas em dados de longo prazo. Quando ainda depende de bloquinhos e fichas de cadastro manuais, é comum que o planejamento seja feito com base em um horizonte de poucas semanas ou meses, resultando escolhas que são ineficazes quando aplicadas por grandes períodos. Ao utilizar um sistema ERP, a tomada de decisões será baseada na observação das movimentações pelos espaços de tempo em que se deseja aplicar o plano (ex: bimestre, semestre, ano etc).

    O ganho em controle e padronização de processos é enorme, porque os dados são gerados em uma ordem lógica. Se tomarmos como exemplo uma empresa de manutenção de equipamentos, é possível observar a movimentação das informações a partir do momento em que o cliente é cadastrado pelo atendente, com todos os seus dados fiscais, bem como os dados do equipamento trazido para a análise em laboratório. A equipe técnica irá acrescentar um orçamento à ordem de serviço aberta, e que após aprovada irá gerar uma movimentação no plano de contas a receber. Neste caso, desde que o cliente foi cadastrado, suas informações foram inseridas e manejadas por diferentes setores, mas sempre seguindo um padrão que é possibilitado pela concentração de tudo em um mesmo software.

    Estatisticamente, é possível constatar ganhos incríveis como:
    -Aumento de Produtividade (26%);
    -Redução de Pessoal (27%);
    -Aumento de Receita (11%);
    -Melhoria em Logística (9%);
    -Gestão de Caixa (11%);
    -Redução de Custos com Tecnologia da Informação (14%);
    -Agilização do Fechamento Financeiro (19%).

    *Dados coletados na obra de Colangelo Filho

    São benefícios incríveis quando se leva em consideração a ampla concorrência do mercado e a busca dos clientes por fornecedores desburocratizados e com padrões de organização elevados.

    Dependendo da solução de ERP adotada, é possível reunir todas essas informações em um ambiente de nuvem, graças à tecnologia de cloud computing. Dessa forma, não é necessário nem mesmo que a empresa possua um Centro de Processamento de Dados (CPD) complexo com variados servidores e insumos tecnológicos, que demandam tempo e investimento. Ao implantar um sistema de ERP que trabalha em nuvem, todos os dados estarão alocados em servidores sob responsabilidade do fornecedor contratado, em um verdadeiro outsourcing de tecnologia da informação. Ou seja, até mesmo o tipo do ERP escolhido influencia nos tipos de benefícios que ele proporciona.

    Como escolher um ERP adequado?

    Na hora de escolher um sistema de ERP, é necessário conhecer bem o negócio, suas demandas de gestão e definir quais são suas prioridades. O mais indicado é reunir-se com os gerentes de cada setor para ouvir quais são as maiores necessidades de cada parte da empresa.

    Como estão disponíveis para todos os tipos de negócio, desde as microempresas até as maiores corporações, atendendo todos os setores do mercado, é preciso analisar bem as opções e funcionalidades que cada fornecedor terá à disposição para implantar.

    Também é muito importante analisar o atendimento de suporte e pós-venda dos responsáveis pela implantação do ERP. Como a tecnologia avança rapidamente, o software precisa estar atualizado para trabalhar com os dispositivos mais modernos, corrigir eventuais erros e adaptar-se às novas realidades e/ou legislações.

    Sistemas de ERP precisam atender as demandas de informação de todos os processos que ocorrem em uma operação, a fim de que os dados sejam os mais próximos da realidade o possível. Na hora de implantar a solução, também é preciso ponderar se serão instalados em servidores físicos no estabelecimento, ou se a opção será por um ERP baseado em nuvem, o que geralmente significa custo e risco menores.

    Certamente o preço é um fator importante, mas é preciso tomar cuidado para não perder o investimento com uma opção equivocada.

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    Quais são os malefícios de escolher um ERP impróprio?

    Escolher uma solução ERP inadequada pode significar um atraso na organização de um negócio, além do retrabalho e recursos que serão perdidos. Se por algum motivo, seja pela pouca cobertura dos mais variados setores da empresa, seja pela tecnologia desatualizada, um sistema de ERP for escolhido equivocadamente, alguns resultados serão facilmente notados.

    A escolha de um sistema de ERP errado pode ocasionar um prejuízo de centenas de milhares de reais para micro e pequenas empresas, superar os 6 dígitos nas médias empresas, e até mesmo prejuízos milionários em grandes corporações. Contar com uma consultoria especializada como a da Lyo na hora da aquisição de um software ERP é fundamental para evitar este problema, já que o portfólio de soluções é enorme e a indicação sempre acontece para o modelo perfeito para o cliente.

    A implantação costuma ser um período de instabilidade na operação, já que muitos procedimentos precisam ser interrompidos e a equipe precisa ser treinada para trabalhar com um sistema totalmente novo. Passar com frequência por essa situação pode afetar o bom funcionamento da companhia.

    O ideal é planejar não só o atendimento das demandas momentâneas, mas também vislumbrar um futuro a médio e longo prazo, e projetar que o sistema de ERP seja capaz de compreender as próximas necessidades ou, no mínimo, estar apto a se readequar posteriormente ao novo cenário.

    Por que substituir um sistema de ERP já implementado?

    No universo tecnológico, muitos são os motivos que fazem com que certas práticas caiam em desuso e, com isso, deixem de ser utilizadas também as ferramentas que cumpriam as funções. Falando em sistemas de ERP, isso não é diferente.

    Se o fornecedor deixou de oferecer um suporte adequado para o funcionamento da solução, existe aí um ponto de insegurança que merece certa atenção. Mas o pior mesmo é quando o software não evolui, e deixa de ser compatível com normas fiscais, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, ou não funciona com a tecnologia do cloud computing, que percebe uma migração enorme de usuários com soluções físicas.

    Quando essas situações são observadas, é necessário considerar a substituição do sistema de ERP já implantado. A transição deve ser feita da forma mais tranquila o possível, já que o processo por si só já causa certos impactos. Entretanto, nenhum impacto pode ser maior do que o de sucumbir com tecnologias contábeis, fiscais e de operação ultrapassadas.

    Como a Lyo pode me ajudar?

    A Lyo está à disposição para ajudar na escolha da opção mais adequada. Nossa equipe é altamente treinada para identificar as particularidades de cada negócio e garantir que as mais variadas necessidades sejam atendidas por um sistema de ERP moderno, adequado e funcional.

    Com mais de 10 anos de mercado, nós priorizamos o atendimento aos nossos clientes com as opções de melhor custo-benefício e menor prazo de implantação, não importando o tipo de tecnologia escolhida.

    Somos representantes oficiais dos principais fornecedores de sistemas de ERP do mercado. Com a tecnologia RAD, o Desenvolvimento Rápido de Aplicação (em inglês Rapid Application Development), possibilitamos com que nossos parceiros tenham acesso às soluções adquiridas em curto prazo, evitando os comuns transtornos causados pela implantação de uma nova metodologia de gestão empresarial.

    Facilitamos a mobilidade de sistemas já implantados para opções mais modernas, inclusive do funcionamento físico para softwares que operam em cloud computing.

    Independentemente do setor de atividade, da demanda e do prazo de implantação disponíveis, a Lyo está apta a oferecer a opção de sistema de ERP mais moderna, funcional e adaptada ao negócio.

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